Номер входящего письма это

Номер входящего письма это

Оглавление:

Регистрация входящих документов

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции.

Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа.

Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать. Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены).

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства.

однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах. статья о поможет вам не допускать ошибок в работе. если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться гостами (например, гост р 6.30-2003 унифицированные системы документации.>

Как присвоить исходящий номер письма

/ / 22.04.2019 238 Views Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы: Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами.

Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) 3.4.2.

Понятие входящих документов

8 Обработка исходящей корреспонденции.

Обработка внутренних документов Вопрос Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: — по почте; — курьером; — по факсу; — электронной почтой. Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секре­тарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы обработки: — первичную обработку; — предварительное рассмотрение (разметку); — регистрацию; — рассмотрение документов руководством; — направление на исполнение; — контроль исполнения; — исполнение документов; — подшивку документов в дела.

При первичной обработке осуществляют: — проверку правильности доставки (адресования); — проверку количества листов поступившего документа; — проверку наличия приложения.

Входящая корреспонденция

Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять – читайте в статье.

Из данного материала вы узнаете:

  1. какие документы являются входящей корреспонденцией организации;
  2. правила работы со входящей корреспонденции;
  3. как регистрировать входящую корреспонденцию.
  4. какие требования к входящей корреспонденции;

Для обеспечения правильного документооборота в организации необходимо уметь отличать входящую корреспонденцию от прочих видов ценных бумаг.

Также рекомендуем ознакомиться с правилами ее регистрации, требованиями и отличиями.

Входящей корреспонденцией организации считается любой документ или письмо, доставленные любым способом в организацию.

Регистрация входящих документов

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы.

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.

Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму.
Кем осуществляется прием и входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет.

При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии. Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.

Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Нумерация исходящих писем и приказов

По материалам форума.

— Добрый день коллеги! Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама. — Регистрация начинается с первого номера. — То есть получается так: 11.01.08 № 01? — Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с номера 1, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7. Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: — порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; — номера дела по номенклатуре дел. Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой: — для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ; — для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.

Совет 1: Как регистрировать заявления

Автор КакПросто! В соответствии с Трудовым Кодексом РФ и установленным порядком документооборота любое заявление сотрудника должно быть зарегистрировано, как внутренний документ.

Регистрация заявления проводится кадровым работником или секретарем предприятия с соответствующими полномочиями в момент его подачи.

Информация о приеме заявления заносится в специальный журнал учета, в зависимости от вида поступившего заявления.

При получении документа заказным письмом по почте на адрес предприятия его регистрируют, как входящий документ.